iAM Jobs

 

 אדמיניסטרציה שוטפת: ניהול יומן, תיאום ישיבות ופגישות רבות משתתפים, טיפול בפניות, טלפונים, עריכת מצגות, תיעוד סיכומי ישיבות, טיפול עצמאי ועריכת מעקב אחר משימות.
 הכנת חומרים לפגישות עבור סמנכ"ל כספים וראשי האגפים או מי מטעמם.
 תמיכה אדמיניסטרטיבית ככל הנדרש בסמנכ"ל כספים וראשי האגפים.
 ניהול קשר עם מנהלים, מזכירות ומנהלות נוספות בחברה ומחוצה לה.
 ניהול ומעקב אחר ביצוע משימות ותהליכים בחטיבה, לרבות אחריות של מעקב תוכנית העבודה השנתית של החטיבה.
 אחריות על פעילות הרווחה של החטיבה בתיאום עם יחידת משאבי אנוש של החברה.
 הקמה וסגירה של עובדים במערכת הנוכחות.
 ניהול ובקרה על תהליך הדיווח והאישור נוכחות החודשי ע"י העובדים והמנהלים.
 הפקת דוחות ממערכת הנוכחות לבקרה על שלמות האישורים במערכת, דוחות חריגים וכו'.
 לאחר סגירת נתוני הנוכחות החודשיים, הפקת ממשק לקליטת הנתונים במערכת השכר (חילן).
 הכנת דוחות נוכחות להנהלה לצרכי בקרה ודיווח ע"י חשבת השכר.
 ניהול קשרים וממשקי עבודה רבים עם גורמים פנימיים בחברה וגורמי חוץ, לרבות משרדי ממשלה.

מיקום המשרה: ראשון לציון
משרה מלאה, א'-ד 8:00-16:30 וה' 8:00-16:00

 ניסיון של שנה בתפקידי אדמיניסטרציה ו/או ניהול יומנים מורכבים.
 שליטה מלאה בתוכנות ה-Office, בפרט שליטה מלאה ב-Outlook, Work, PP, Excel.
 תואר אקדמי – יתרון משמעותי
 ניסיון בדיווח ואישור נתוני נוכחות עובדים לצרכי תשלומי שכר – יתרון משמעותי
 היכרות וניסיון עבודה עם תוכנת הפריוריטי – יתרון.
 ניסיון עבודה בחברה ממשלתית או חברה קבלנית – יתרון.
 יכולת עמידה בתנאי לחץ משמעותיים, ובסביבת עבודה דינמית ומשתנה, ועבודה מול ריבוי ממשקים.
 סדר וארגון, יסודיות ודייקנות, יכולת תיעדוף משימות, שירותיות ואסרטיביות.
 יחסי אנוש מעולים.